tugas 4 (kelompok 8)

Tugas 4

Kelompok 8

Nama kelompok :

Irvan stevanus  682012007

Anggakara diaz  682010052

Jefri nova d  682010025

Theo martinus  682012070

Tugas 4 Pemodelan Proses Bisnis

1.     Jelaskan tentang siklus pengeluaran!

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1.     Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

2.     Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar

3.      Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

4.     Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar

5.     Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6.     Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha

7.     Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi

8.     Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

1.     Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

2.     Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

3.     Memastikan validitas kewajiban pembayaran

4.     Menyiapkan pengeluaran kas

5.     Mengelola utang usaha

6.     Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum

7.     Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

http://www.ilfen.web.id/2012/11/makalah-siklus-pengeluaran.html

2.     Jelaskan aktivitas-aktivitas yang terjadi di siklus pengeluaran!

Pada siklus pengeluaran, terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu :

a.       memesan barang , persediaan, dan jasa

aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibut dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan (purchase order).

b.     Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam  proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report)

c.       Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

Aktivitas pengeluaran :

1.     Permintaan Pembelian (Request goods) :

Ø  Aktivitas ini dipakai untuk mengajukan pembelian barang

Ø  Tidak ada dokumen

Ø  Manfaat ; memberikan informasi kepada bagian pembelian untuk melakukan
pemesanan barang ( jenis dan jumlah )

Ø  Dilakukan oleh bagian gudang

2.     Order Barang (order goods) :

Ø  Aktivitas ini dipakai untuk mengambil keputusan dalam pemilihan vendor barang

Ø  Dokumen yang digunakan adalah dokumen purchase order

Ø  Dokumen terdiri dari 3 lembar

Ø  Dokumen didistribusikan kepada bagian Akuntansi, bagian gudang, bagian
pembelian

Ø  Manfaatnya untuk mengetahui jumlah barang yang dipesan dalam periode tertentu
dan membuat perjanjian dengan vendor jumlah dan harga

Ø  Dilakukan oleh bagian gudang

3.     Menerima barang yang diorder (receive goods) :

Ø  Aktivitas ini digunakan untuk mengetahui barang sesuai pesanan (jumlah,
kualitas, kondisi)

Ø  Dokumen yang digunakan adalah Receiving report (laporan penerimaan)

Ø  Dokumen ini terdiri dari 3 lembar

Ø  Dokumen didistribusikan kepada bagian gudang, bagian akuntansi, bagian
pembelian

Ø  Manfaat : untuk mencocokkan barang yang diterima dengan barang pesanan

Ø  Dilakukan oleh bagian pembelian

4.     Menyetujui faktur untuk pembayaran (approve vendor invoice) :

Ø  Aktivitas ini dilakukan setelah penerimaan barang untuk pengecekan ulang

Ø  Dokumen yang digunakan adalah voucher system ( dengan mengeluarkan voucher pembayaran )

Ø  Informasi yang termuat dalam dokumen adalah ID perusahaan, nominal pembayaran, pihak yang menyetujui, waktu persetujuan

Ø  Dokumen terdiri 2 lembar

Ø  Dokumen didistribusikan kepada bagian pemasok dan pemilik usaha

Ø  Manfaat : untuk konfirmasi ulang kepada pihak pemasok untuk sistem pembayaran yang akan dilakukan

Ø  Dilakukan oleh pemilik usaha

5.     Membayar barang yang dibeli ( pay for goods) :

Ø  Dokumen digunakan untuk memutuskan apakah memilih sistem pembayaran dengan uang muka / dengan sistem pembayaran lunas dan mendapat potongan harga

Ø  Dokumen yang digunakan invoice, receiving report, puchase order, disbursement order

Ø  Dokumen masing – masing terdiri dari satu lembar yang di distribusikan kepada
bagian akuntansi, bagian admnistrasi (kasir), dan pemilik usaha

Ø  Manfaat : mengetahui jumlah kas yang telah dikeluarkan

Ø  Dilakukan oleh bagian administrasi (kasir)

http://www.ilfen.web.id/2012/11/makalah-siklus-pengeluaran.html

3.     Berikan contoh dan jelaskan aktivitas pengeluaran untuk ordering goods, supplies and Ordering goods, supplies, and services (Proses Pemesanan Barang)

Proses Pemesanan Barang

Menurut Romney dan Steinhart (2006, p418-423) dapat disimpulkan hahwa, kegiatan siklus pengeluaran dimulai dari pemesanan harang kepada supplier. Proses pemesanan harang ke supplier terdiri dari tiga tahap yaitu antara lain:

1.     Mengecek ketersediaan persediaan di gudang

Tahap pertama adalah dengan mengecek ketersediaan harang di gudang apakah masih menunjang proses hisnis perusahaan.

2.     Menerima permintaan pemhelian

Permintaan pemhelian muncul ketika hagian pengendali persediaan atau  adanya  karyawan  departemen tertentu  menyadari  hahwa persediaan harang yang dihutuhkannya telah mencapai titik minimum. Kehutuhan akan  adanya pemhelian  harang ke supplier akan dicatat dalam purchase requisition. Purchase requisition berisi informasi mengenai pihak yang mengajukan permintaan pembelian, spesifikasi bagian yang membutubkan dan tanggal dibutuhkan, identifikasi jumlah kuantitas dan detail barang yang dibutuhkan, bisa juga merekomendasikan supplier dan informasi harga yang diinginkan.

3.     Pembuatanpurchase order

Tahap ini dimulai dengan proses pemilihan supplier. Dalam proses pemilihan supplier ada beberapa faktor yang harus diperhatikan, bukan hanya  harga  murah  dan  kuantitas.  Faktor-faktor  yang  harus diperhatikan antara lain : harga, kualitas bahan baku, dan konsistensi supplier dalam hal pengiriman tepat waktu dan jumlah yang tepat.

Setelah itu pesanan pembelian kepada supplier dicatat dalam purchase order berisi sejumlah informasi mengenai nama supplier dan purchasing staff, pesanan dan tanggal barang harus dikirimkan, lokasi pengiriman, metode pengiriman, dan informasi mengenai barang yang dipesan. Blanket purchase order adalah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada tingkat harga yang telah ditentukan dan supplier tertentu dalam jangka waktu tertentu biasanya .setahun, Kegunaan blanket purchase order ini adalah untuk mengurangi resik:o ketidakmampuan supplier menyediakan barang yang diperlukan dan membantu supplier merencanakan kapasitas barang yang dimiliki dan pengiriman barangnya.

http://www.ilfen.web.id/2012/11/makalah-siklus-pengeluaran.html

4.     Berikan contoh dan jelaskan aktivitas pengeluaran untuk receiving and storing goods, supplies and services!(proses penerimaan dan penyimpanan barang)

Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang

Menurut Romney dan Steinhart (2006, p424-426), dapat disimpulkan bahwa kegiatan utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah proses penerimaan dan penyimpanan barang. Pada tahap ini, ketika barang dikirimkan oleh supplier, unit penerimaan barang akan melakukan pengecekan bada barang yang dikirim oleh supplier, meliputi : apakah kuantitas barang yang dikirimkan telah benar sesuai dengan purchase order; apakah ada barang rusak yang diterima; dan apakah barang yang diterima sesuai kualitas dan spesifikasinya pemesanan. Penerimaan barang yang tepat akan mempengaruhi ketepatan update atas persediaan dan utang yang harus dibayar.

Jika telah benar maka akan diterbitkan receiving report, yang berisi informasi mengeuai pengiriman (tanggal penerimaan, pengirim, supplier, purchase order number), informasi barang diterima (kode barang, deskripsi, jwnlah barang), dan informasi mengenai penerima. Setelah itu barang akan dikirimkan ke gudang dan diupdate ke catatan persediaan.

Jika barang yang diterima ada yang rusak atau tidak sesuai kualitasnya, maka akan diterbitkan debit memo setelah supplier setuju untuk retur barang dan pengurangan utang. Debit memo dibuat dua rangkap dimana rangkap kedua dikirimkan ke supplier bersama pengiriman barang retur. Kemudian supplier akan mengeluarkan credit memo yang akan dikirimkan ke perusahaan dan digunakan sebagai bukti pengurangan utang.

http://www.ilfen.web.id/2012/11/makalah-siklus-pengeluaran.html

5.     Berikan contoh dan jelaskan aktivitas pengeluaran untuk paying for goods, supplies and services!(proses pembayaran utang kepada suplier)

Menurut Romney dan Steinhart (2006, p426-429) dapat disimpulkan bahwa aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan proses pembayaran kepada supplier. Proses pembayaran utang ke supplier terdiri dari dua tahap yaitu :

1.     Penyetujuan pembayaran atas Supplier Invoice

Kewajiban  membayar  supplier timbul  pada  saat  barang  diterima. Tapi pada praktiknya, kebanyakan· perusahaan mencatat hutang ketika mereka menerima tagiahan I invoice dari supplier. Inti dari tahap ini adalah mengotorisasi bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk barang atau jasa  yang  sudah  benar-benar dipesan dan  diterima  dengan .cara mencocokkan  purchase order dengan receiving report. Ada dua cara untuk memproses tagihan pelanggan yaitu:

·       Nonvoucher System

Setiap tagihan yang disetujui diposting ke data masing-masing supplier dalam file utang dan disimpan sebagai open-invoice file dan  ketika  cek  dikeluarkan  untuk .pembayaran  invoice, maka invoice akan dihapus dari open-invoice file dengan ditandai sudah bayar dan akan disimpan dalam paid-invoice file.

·       Voucher System

Terdapat sebuah dokumen bemama disbursement voucher, yang merupakan dokumen bukti pengeluaran kas untuk pelunasan utaang kepada  supplier. Isinya  mengenai  informasi  supplier yang  akan dibayar, list outstanding invoices, danjumlah nominal yang harus dibayar setelah dikurangi diskon dan retur. Keuntungan adanya disbursement voucher adalah :

a.      mereka  dapat  mengurangi   jumlah  cek  yang  harus  ditulis karena beberapa invoice  dapat disatukan dalam satu voucher.

b.     Karena disbursement   voucher    adalah    dokumen    yang digenerate sehingga dokumennya  terurut  dan memudahkan penelusuran semua hutang.

c.      voucher menyediakan  catatan bahwa tagihan pelanggan telah disetujui untuk pembayaran sehingga memungkinkan pemisahan   waktu   dari  invoice  approval  sampai   dengan waktu  invoice payment. Hal  ini memudahkan  penjadwalan kedua aktivitas untuk meningkatkan efektivitas.

2.     Pembayaran Supplier Invoice yang sudah disetujui

Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam siklus pengeluaran yaitu pembayaran  tagihan  yang sudah disetujui,  biasanya dilakukan  oleh unit kasir  dan dibedakan  dari  divisi  pencatatan  (pembelian  dan utang)  dan unit penerimaan barang. Pada tahap ini, semua tagihan yang telah dicocokkan dan disetujui akan dikeluarkan voucher pembayarannya.

Inti dari  tahap  ini  adalah  bagaimana  menentukan  waktu  pembayaran  agar bisa mengambil keuntungan dari adanya diskon yang ditawarkan dari pembayaran utang dan penyediaan kas untuk pembayaran ketika utang jatuh tempo. Jika utang telah dilunasi maka catatan account payable akan di-update.

http://www.ilfen.web.id/2012/11/makalah-siklus-pengeluaran.html

6.     Berikan contoh mengenai siklus pengeluaran dalam sebuah kasus dan keterkaitannya dengan proses bisnis! Sebutkan dan jelaskan Control Objectives, Threats, and Procedures di masing-masing aktivitas pengeluaran!

Contoh mengenai siklus pengeluaran dalam sebuah kasus

Training untuk gas tester

Training pengajaran GSI & Gas Tester ini dirancang untuk menjamin dan memberikan bekal pengetahuan dan kemampuan bagi karyawan karyawan yang ditunjuk untuk menguasai GSI atau Gas tester bagi perusahaan tempat ia kerja,dalam hal ini karyawan di tuntut untuk menguasai dan mampu menguasai safety precaution yang merupakan tindakan untuk menjamin keselamatan dan pengoperasian yang aman, hal ini di maksudkan untuk keselamatan dan peralatan sebagai sala satu upaya untuk mencegah Kecelakaan yang fatal.

MATERI PELATIHAN

Materi Pelatihan mencakup topik sebagai berikut :

1.     Konsep dasar Pencegahan Kecelakaan (Explosion theory and prevention). Memberikan pemahaman bagaimana proses terjadinya kecelakaan dan bagaimana strategi pencegahan dengan menerapkan metoda eliminasi, substitusi, isolasi dan lainnya.

2.     Identifikasi bahaya dan Penilaian resiko untuk Memberikan pengetahuan dan pemahaman dasar mengenai teknik identifikasi bahaya yang dapat dilakukan oleh GSI dan Gas Tester sebelum memberikan ijin melakukan pekerjaan berbahaya. Dalam sesi ini akan dberikan berbagai contoh dan studi kasus melakukan identifikasi bahaya dalam berbagai situasi dan kondisi.

3.     Fire Prevention Concept ( Flammability and fire concepts). Memahami konsep terjadinya api dan implementasi actual di lingkungan kerja, misalnya dalam pekerjaan berbahaya di tangki timbun atau unit proses. Dipelajari juga bagaimana konsep pengendalian dan pencegahan kebakaran

4.     Sistem Ijin Kerja (Safety procedures). Mempelajari bagaimana konsep dasar sistim ijin kerja, seperti ijin kerja panas, ijin kerja dingin serta peran dari semua pihak dalam pengeluaran ijin kerja.

5.     Safe Working Practices . Membahas mengenai berbagai jenis pekerjaan dan langkah-langkah pengamanan yang diperlukan (Safety Precaution ) misalnya :Tank Cleaning, Pengelasan (welding and cutting), Entry to confined spaces), Bekerja dengan bahan Kimia berbahaya (chemical Hazard)

6.     Gas Tester ( Introduction to gas detector equipment). Memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai teknik melakukan gas test, termasuk gas mudah terbakar dan gas beracun dengan menggunakan berbagai peralatan pengukuran. Dalam sesi ini akan diberikan simulasi dan praktek menggunakan berbagai alat gas detector yang bekerjasama dengan instansi terkait.

7.     Gas test practices/Drill dan Studi Kasus. Akan dibahas dalam diskusi kelompok berbagai kejadian kecelakaan dalam melakukan pekerjaan berbahaya di kilang.

8.     Materi lain yang akan dibahas yaitu: Tugas dan tanggung jawab gas tester, Alat-alat gas test, Teknik melakukan gas tes, Jenis gas berbahaya, Pemeliharaan alat gas test dan kalibrasi, Praktek pengukuran gas berbahaya

SERTIFIKASI

Para peserta yang telah berhasil mengikuti pelatihan dan lulus mengikuti ujian akan mendapatkan sertifikat sebagai Gas Test Officer yang dikeluarkan oleh Prosafe dan Pusat K3 MENAKERTRANS.

SASARAN PESERTA

Training ini di optimalkan untuk semua pekerja yang terlibat dalam berbagai pekerjaan berbahaya dilingkungan perminyakan, industri kimia, petrokimia dan gas antara lain: Supervisor Operasi, Operator pabrik, Safety supervisor/safety man, Maintenance supervisor, Contractor tangki, Tank cleaning supervisor, Shipping supervisor, Laboratory Offic